Innanzitutto i Sistemi di Gestione sono basati su normative internazionali. Questo significa che le best practices, riconosciute in tutto il mondo, sono state tradotte in Standard che definiscono un modo ragionevole per organizzare il proprio Sistema di Gestione Aziendale, a seconda della disciplina su cui ci si vuole confrontare es. Qualità, Ambiente, Salute e Sicurezza, Sicurezza delle Informazioni…
Da notare che gli Standard non impongono un modo di agire ma definiscono un “modello” sui cui agire.
Il Management si conferma “Decision Maker” per scegliere come interpretare ed applicare i requisiti, sulla base di alcuni fattori essenziali che caratterizzano il business aziendale (tipologia di prodotto o servizio, mercato, competitors, analisi del contesto, pensiero basato sul rischio, risorse…).
La corretta applicazione dei requsiti ed il conseguente valore aggiunto che si può trarre dal Sistema, dipendono quindi da una – più o meno – agile impostazione del Sistema stesso; ricordiamoci che è l’Organizzazione a stabilire – per esempio – la tipologia di informazioni documentate, i controlli da eseguire e le competenze da considerare.
Sulla base dell’esperienza raccolta, possiamo affermare che il beneficio di un Sistema di Gestione dipende dalla realizzazione di tre caratteristiche essenziali. Bisognerà avere cura che esso sia:
Smart – Senza Sovraregolazioni – Preciso.
- Smart: significa creare un Sistema intelligente ed essenziale, che sia conforme ai requsiti ed in grado di essere gestito giornalmente con agilità senza pesare sulla operatività. L’attenta lettura di ciascun requisito e la conseguente corretta interpretazione, sono i trucchi per poter generare un sistema puntualmente conforme;
- Senza sovraregolazioni: significa non ridondare le attività, non creare duplicazioni e documentazione non necessaria, non impiegare risorse maggiori di quelle previste o di quelle che si possono realmente mettere in campo. Più frequentemente si utilizzerebbe il termine “efficienza” che lascia comprendere ancor meglio la necessità di disporre di un Sistema capace di ottimizzare le risorse impiegate senza sprecare energia in modo inutile;
- Preciso: comprendiamo che il termine sia poco utilizzato in ambito dei Sistemi di Gestione (più utilizzato in ambito Laboratori). Tale termine ci ricorda la necessità di realizzare un Sistema efficace, capace di raggiungere gli Obiettivi aziendali al momento giusto, capace di perseguire la Mission e la Vision. La precisione dipende dalla corretta associazione di indicatori ai processi aziendali, e di sistemi di monitoraggio delle prestazioni che siano adeguati.
Ci rendiamo conto che tutto questo non sia banale. C’è bisogno di esperienza da parte di un team dedicato, perché il Sistema di Gestione non si improvvisa, si progetta accuratamente e lo si monitora costantemente.
Probabilmente esiste il rischio di sbagliare, soprattutto in fase iniziale, ma ciò che è importante è che il Sistema stesso sia capace di offrire un ritorno di valori, di prestazioni e certamente di successi attesi, tenendo in considerazione, e magari misurando, la sua capacità di essere Smart, Senza Sovra-regolazioni e certamente Preciso nel tempo.